Penerapan Manajemen Proyek (Studi Kasus: Pembangunan Jalan Tol Parapat - Tarutung - Sibolga)

Tulisan ini dibuat untuk memenuhi tugas pada mata kuliah Manajemen Proyek Rekayasa (Engineering Project Management).

Tahukah kamu apa itu Manajemen Proyek? Yuk, simak penjelasannya berikut ini!

Manajemen proyek terdiri dari dua kata yaitu manajemen dan proyek. Kedua kata tersebut merupakan istilah yang berbeda. Manajemen berasal dari kata to manage, yang berarti mengelola. Robbins dan Coulter (2002:6) mendefinisikan manajemen sebagai: “…as the process of coordinating work activities so that they are completed efficiently and effectively with and through other people”. Artinya manajemen adalah suatu proses pengoordinasian pekerjaan sehingga semua pekerjaan tersebut dapat disempurnakan dengan dan melalui orang lain secara efektif dan efisien. Sedangkan proyek ialah suatu rangkaian kegiatan yang bersifat khusus untuk mencapai hasil yang bersifat khusus pula. Suatu proyek bukanlah suatu kegiatan rutin yang dilakukan terus menerus, melainkan hanya menyangkut suatu jangka waktu tertentu saja. Maka dapat disimpulkan bahwa manajemen proyek adalah manajemen yang diterapkan pada suatu proyek untuk mencapai suatu hasil tertentu, atau, manajemen proyek adalah suatu ilmu dan seni untuk mengadakan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), pengoordinasian (coordinating), dan mengadakan pengawasan (controlling) terhadap orang dan barang untuk mencapai tujuan tertentu dari suatu proyek.

 

Manajemen proyek dapat diterapkan dalam beberapa bidang manajeemn proyek, diantaranya adalah sebagai berikut:

• Proyek konstruksi, seperti pembangunan gedung, jalan raya, jalan tol, jembatan, jalur transportasi dan fasilitas publik

• Proyek manufaktur, seperti kegiatan menciptakan sebuah produk atau jasa yang dimulai dari tahap perencangan pengembagan atau perbaikan suatu produk atau jasa agar kualitasnya meningkat

• Proyek penelitian, seperti kegiatan pengembangan atau perbaikan suatu produk atau jasa agar kualitasnya meningkat

• Proyek padat modal, seperti kegiatan pengadaan atau pembelian suatu produk atau jasa, dan pembebasan tanah

Salah satu proyek di Sumatera Utara yang dapat menerapkan konsep manajemen proyek adalah proyek pembangunan Jalan Tol Parapat-Tarutung-Sibolga. Tol Parapat-Tarutung-Sibolga akan membuat wilayah Tapanuli Raya terkoneksi dengan kawasan pariwisata Danau Toba, ke Medan, ke Kuala Namu, ke Pelabuhan Belawan, ke Pelabuhan Kuala Tanjung dan bahkan ke depan terkoneksi dengan tol Trans Sumatra, yang semuanya dalam upaya mendorong pertumbuhan ekonomi antar wilayah.

Salah satu titik jalan tol Kuala Tanjung-Tebing Tinggi-Parapat yang sedang dibangun saat ini. PT Hutama Karya tetap berencana membangun jalan tol Parapat-Tarutung-Sibolga dan ditargetkan beroperasi 2028. (hutamakarya/dok)

 

Project Management Knowledge Areas (PMBOK)

PMBOK merupakan seperangkat terminologi standar dan pedoman untuk manajemen proyek yang diterbitkan dan diperbarui oleh The Project Management Institute (PMI). Bidang pengetahuan (knowledge area) manajemen proyek bertepatan dengan kelompok proses (process group), yang merupakan inisiasi proyek (initiating process group), perencanaan proyek (planning process group), pelaksanaan proyek (executing process group), pemantauan dan pengendalian (monitoring & controlling process group), dan penutupan proyek (closing process group).

 

1. Manajement Integrasi Proyek (Project Integration Management)

Sebelum memulai sebuah proyek, terlebih dahulu menyiapkan dokumen yang berisi rencana manajemen proyek, yang dikembangkan sebagai peta jalan proyek agar proyek mencapai akhir yang sukses. Setelah dibuat dan disetujui oleh pemangku kepentingan (stakeholder), kemudian akan dipantau melalui blog perusahaan saat proyek berlangsung. Salah satu software yang dapat digunakan selama pengerjaan proyek adalah ProjectManager.com, dimana software ini dapat membantu project manager melacak rencana proyek ini. Area integrasi proyek juga mencakup pengarahan dan pengelolaan pekerjaan proyek. Proses ini dipantau, dianalisis, dan dilaporkan untuk mengidentifikasi dan mengontrol setiap perubahan atau masalah yang mungkin terjadi selama pelaksanaan proyek. Area ini juga merupakan bagian dari penutupan akhir proyek. Hal ini berlaku pula dalam pembangunan Jalan Tol Parapat – Tarutung – Sibolga agar nantinya pelaksanaan proyek dapat terlaksana sesuai dengan yang diharapkan.

 

2. Mananjemen Lingkup Proyek (Project Scope Management)

Area ini mendefenisikan ruang lingkup pekerjaan yang harus diselesaikan untuk menghasilkan deliverable (hasil kerja dari sebuah proyek) sesuai dengan spesifikasi dan jangka waktu yang ditetapkan.

• Plan Scope Management: menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek didefenisikan, diverifikasi, dan dikontrol serta bagaimana WBS didefenisikan.
• Collect Requirements: persyaratan rinci dari produk atau jasa diperinci
• Define Scope: membuat scope statement yang menjabarkan jastifikasi proyek, penjelasan produk, deliverable dan tujuan proyek yang meliputi aspek biaya, mutu dan jadwal sebagai acuan untuk membuat WBS. Jalan Tol Parapat – Tarutung -Sibolga akan membuat wilayah Tapanuli Raya terkoneksi dengan kawasan pariwisata Danau Toba, ke Medan, ke Kuala Namu, ke Pelabuhan Belawan, ke Pelabuhan Kuala Tanjung dan bahkan ke depan terkoneksi dengan tol Trans Sumatra, yang semuanya dalam upaya mendorong pertumbuhan ekonomi antar wilayah. Jalan Tol Parapat – Tarutung – Sibolga direncanakan memiliki panjang 102 kilometer.
• Create WBS: menjabarkan scope statement menjadi suatu susunan deliverable yang mudah di-manage, serta dikelompokkan berdasarkan deliverable utama. WBS (Work Breakdown Structure) merupakan suatu metode pengorganisasian proyek atau pemecahan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail. Hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik. Adapun WBS yang dapat diikuti dalam pelaksanaan proyek pembangunan jalan tol adalah sebagai berikut:

-  Pembebasan lahan: pembebasan lahan ini dilakukan oleh masing – masing pemerintah kabupaten yang meliputi daerah Parapat, Tarutung, dan Sibolga.

-   Pekerjaan persiapan: pembersihan lahan, pembangunan direksi kit dan gudang, melengkapi K3 dan Plang Nama

- Pekerjaan struktur bawah: pondasi, footing, abutment, pekerjaan kolom pilar, dan pekerjaan pier head

-   Pekerjaan struktur atas: stressing girder, diafragna, dan RC plate

• Validate Scope: mendapatkan persetujuan deliverable proyek secara formal. Persetujuan Pembagunan Jalan Tol Parapat – Tarutung – Sibolga diperoleh dari Kementerian PUPR (Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat) yang diusulkan oleh Bupati Tapanuli Tengah, Bakhtiar Ahmad Sibarani melalui surat ke Kementerian PUPR pada Selasa 12 Juli 2019 lalu.
• Scope Control: mengontol perubahan yang terjadi dalam ruang lingkup proyek

 

3. Manajemen Waktu Proyek (Project Time Management)

Selama perencanaan, project manager harus membagi proyek menjadi tugas dan membuat jadwal (tanggal mulai dan selesai untuk setiap tugas) dan anggaran untuk setiap tugas. Sebagian besar perubahan proyek melibatkan perubahan jadwal dan disetujui oleh sponsor proyek. Area ini berhubungan dengan WBS yang telah dibuat dikarenakan setiap proses kerja perlu dilakukan estimasi waktu pengerjaan sesuai dengan ketetapan waktu pengerjaan proyek sebelumnya. Jalan Tol Parapat – Tarutung – Sibolga diharapkan dapat beroperasi pada tahun 2028. Maka proyek ini memiliki durasi pengerjaan hingga tahun 2028. Dengan jangka waktu tersebut, project manager harus mampu mengestimasikan waktu dan membuat penjadwalan pada setiap proses kerja dengan baik sehingga proyek dapat selesai sebelum tahun 2028.

 

4. Manajemen Biaya Proyek (Project Cost Management)

Area ini meliputi proses perencanaan, estimasi budget, dan mengontrol biaya agar biaya proyek tidak melebihi anggaran yang ditetapkan. Estimasi biaya dilakukan dengan mempertimbangkan sumber daya, tenaga kerja, bahan, peralatan, dan setiap item biaya lainnya. Proyek Jalan Tol Parapat – Tarutung – Sibolga membutuhkan nilai investasi sebesar Rp28,488 triliun. Biaya ini tentunya telah melalui beberapa pertimbangan terlebih dahulu. Dengan anggaran biaya tersebut, maka seorang project manager harus mampu mengalokasikan dana tersebut sesuai dengan kebutuhan pembangunan proyek sehingga proyek tidak akan mengalami kerugian di akhir nanti dan proyek dapat terselesaikan sebagaimana diharapkan sebelumnya.

 

5. Manajemen Kualitas Proyek (Project Quality Management)

Kualitas adalah salah satu dari tiga kendala waktu, biaya, dan ruang lingkup. Ketika membutuhkan kualitas yang kebih baik, maka perlu memasukkan lebih banyak waktu atau biaya. Area ini adalah proses menentukan standar mutu yang sesuai untuk proyek dan cara pemenuhannya. Selain itu juga proses ini memonitor kesesuaian hasil proyek terhadap standar konfigurasi yang ditetapkan dan mengidentifikasi cara mengeliminasi penyebab kegagalan mutu. Estimasi dan pengalokasian dana menjadi salah satu faktor penentu kualiats hasil kerja yang diharapkan dari sebuah proyek, seperti kualitas Jalan Tol Parapat – Tarutung – Sibolga.

 

6. Manajemen Sumber Daya Manusia (Project Human Resource Management)

Tim proyek merupakan salah satu faktor paling penting dalam keberhasilan suatu proyek. Jika memiliki tim yang bagus, maka besar kemungkinan akan memiliki proyek yang sukses pula. Area ini berkaitan dengan mendapatkan tim yang tepat, memastikan kepuasan SDM, dan melacak kinerja SDM. Tim yang bagus merupakan tim yang sesuai dengan kualifikasi dan jumlah personel  yang dibutuhkan serta melakukan dokumentasi peran dan tanggungjawab personel tim untuk melaksanakan proyek. Tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan pembangunan Jalan Tol Parapat – Tarutung – Sibolga haruslah dari personal yang memiliki pengetahuan / kemampuan mengenai jalan tol sehingga akan terbentuk sebuah tim yang dapat bekerjasama dengan baik selama pembangunan jalan tol.

 

7. Manajemen Komunikasi Proyek (Project Communication Management)

Area ini bertujuan agar komunikasi dan aliran informasi proyek berjalan efektif dan efisien. Komunikasi dengan para pemangku kepentingan sering menjadi faktor kunci yang memungkinkan para pemangku kepentingan untuk merasa puas bahkan ketika perubahan yang tidak terduga terjadi. Dalam proses ini dilakukan perencanaan komunikasi proyek yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholder, seperti surat edaran investor, pembaruan kemajuan, dan perubahan proyek. Selama proyek dilaksanakan, rencana komunikasi dipraktekkan dan komunikasi harus dikelola secara aktif.

 

8. Manajemen Resiko Proyek (Project Procurement Management)

Area ini meliputi proses yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif risiko terhadap keberhasilan proyek. Pada dasarnya manajemen resiko pada proyek jalan tol melalui beberapa tahap seperti indentifikasi resiko, analisis resiko, serta respon resiko. Purnomo (2011) mengemukakan beberapa identifikasi resiko pada proyek jalan tol yang meliputi resiko karena faktor tanah, traffic, tarif, bunga, desain, pelaksanaan, dan pemeliharaan. Sebelum proyek berlangsung, atau pada masa pendanaan dan perencanaan, resiko terbesar terletak pada faktor keuangan, pengadaan tanah, investasi, dan proses pengadaan barang dan aset. Pada masa konstruksi, resiko paling signifikan adalah proses pengadaan barang dan aset, serta kegagalan konstruksi. Sedangkan pada masa operasional jalan tol, resiko paling signifikan adalah proses pengadaan barang dan aset, keselamatan pegawai dan aset, serta citra perusahaan (Sonhadji, 2011). Purnomo (2011) mengemukakan bahwa ada empat teknik pengelolaan resiko, yaitu penghindaran resiko, pengurangan resiko, pemindahan resiko, dan penanganan resiko. Tingkat resiko dibagi menjadi tiga, yaitu resiko rendah, resiko moderat dan resiko tinggi.

Pengawasan dan kontrol terhadap resiko merupakan proses dari pengidentifikasian, analisis dan perencanaan terhadap resiko yang baru timbul, mengawasi terjadi atau tidaknya resiko yang ada dalam daftar, menganalisis kembali resiko yang sudah ada dalam daftar, memonitor kondisi yang tiba-tiba terjadi serta membuat rencana penyelesaiannya, memonitor resiko yang tersisa, dan mereview pelaksanaan rencana penanggulangan resiko serta mengevaluasi keefektifannya.

9. Manajemen Pengadaan Proyek (Project Procurement Management)

Area ini meliputi proses yang diperlukan untuk memenuhi pengadaan barang / jasa yang disediakan oleh vendor / kontraktor sesuai jadwal. Rencana pengelolaan pengadaan mengidentifikasi kebutuhan pengadaan luar proyek dan parameter dimana kontraktor akan diperoleh. Kontraktor dipekerjakan dengan melibatkan pembuatan pernyataan kerja, kerangka acuan, permintaan proposal, serta meminta tanggapan dan memilih vendor.
 

10. Manajemen Pemangku Kepentingan Proyek (Project Stakeholder Management)

Para pemangku kepentingan harus secara aktif dikelola dan ditangani dalam rencana manajemen proyek. Dalam proses ini dilakukan pengelolaan keterlibatan pemangku kepentingan untuk memenuhi kebutuhan / harapan mereka, mengatasi masalah saat terjadi, dan mendukung keterlibatan pemangku kepentingan. Adapun pemangku kepentingan dalam proyek Pembangunan Jalan Tol Parapat – Tarutung – Sibolga adalah:

• Kementeriaan PUPR (Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat)
• Kementeriaan Pariwisata dan Ekonomi Kreatif
• Menteri Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi
• PT Hutama Karya (Persero)
• Pemkab (Pemerintah Kabupaten)

Referensi:

https://medanbisnisdaily.com/news/online/read/2020/06/24/111169/hutama_karya_tol_parapat_tarutung_sibolga_ditarget_beroperasi_2028/ (diakses 17 Mei)

https://repository.bsi.ac.id/index.php/unduh/item/240931/0009-P02-MPSI.pdf (diakses 17 Mei)

Laksono, Muhamad Agung. 2020. Surabaya: Proyek Pembangunan Jalan Tol Bekasi – Cawang – Kampung Melayu (BECAKAYU) Seksi 2A Ujung. (17 Mei)

Nurdiana, Asri. 2011. “Aplikasi Manajemen Resiko Dari Persepsi Para Stakeholders (Studi Kasus Proyek Pembangunan Jalan Tol Semarang-Solo Seksi I Ruas Tembalang-Gedawang)”. Tesis. Teknik Sipil. Universitas Diponegoro, Semarang.

PMBOK. (2008). A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4th Edition. An American National Standard. ANSI/PMI 99-001-2008. North Carolina,USA.